Wie die richtige To Do-Liste dir durch den Arbeitsalltag hilft

Ob im Arbeitsalltag oder zuhause – To Do-Listen sind eine der verbreitetsten Methoden, um sich einen schnellen Überblick über Aufgaben und anstehende Projekte zu machen.

Doch was genau macht eine effiziente To Do-Liste aus?

DER ALLGEMEINE ARBEITSTRUBEL UND WIE DU IHN BEHERRSCHT

Viele kennen die Situation: Im Büro musst du noch fünf Anrufe tätigen, acht Mails schreiben und ständig kommt jemand rein, um noch mehr Zettel auf den eh schon deckenhohen Ordnerstapel zu legen.

Oder im Handwerksbetrieb ist heute viel mehr los als sonst, du musst noch mehrere Rechnungen schreiben, hängst mit der Buchhaltung hinterher und jetzt stellt dir zusätzlich ein Mitarbeiter eine dringende Frage.

Wie schaffst du es jetzt, bei all den Aufgaben einen Überblick zu behalten und nichts zu vergessen? Viele Menschen nutzen in solchen Fällen To Do-Listen. Aber welche Möglichkeiten habe ich, aus dieser Liste den optimalen Nutzen herauszuholen?

EINE BEOBACHTUNG UND IHRE FOLGEN

Der Erfolg von To Do-Listen lässt sich mit dem Zeigarnik-Effekt erklären: In den 1920er Jahren beobachtete die russische Studentin Bljuma Zeigarnik in einem Café einen Kellner, welcher sich erstaunlich viele offene Bestellungen merken konnte. Waren diese ausgeführt, fiel es ihm hingegen sehr schwer, sich zu erinnern, wem er noch vor kurzer Zeit welches Getränk serviert hatte.

Zeigarnik bekam aufgrund dieser Beobachtung erstmals die Idee, dass unser Gehirn sich noch offenstehende Aufgaben wohlmöglich besser merken kann als bereits Erledigtes.

Nach dem Abschluss ihres Psychologiestudiums festigte Zeigarnik diese Theorie mithilfe von Untersuchungen, in denen sie Probanden verschiedene Aufgaben stellte, die entweder gelöst werden konnten oder vor der Fertigstellung abgebrochen wurden. Es stellte sich heraus, dass die Erinnerung an die nicht fertiggestellten Aufgaben bedeutend klarer war.

Damit bestätigte sich das später als Zeigarnik-Effekt bekannte  Phänomen,  dass uns unerledigte Aufgaben, die wir noch vor uns haben, weitaus mehr beschäftigen als bereits Abgeschlossenes.                                                                                                                                                                   

Das Aufschreiben dieser Aufgaben auf eine To Do-Liste schafft Platz im Kopf und macht es uns möglich, uns auf die aktuelle Tätigkeit zu fokussieren. So können alle Punkte nacheinander abgearbeitet werden und es sind gleichzeitig mehr Kapazitäten für jede einzelne Aufgabe verfügbar.

EINE TO DO-LISTE MIT SMARTEM ANSATZ

To Do-Liste ist nicht gleich To Do-Liste. Es gibt viele Wege, sie zu optimieren und individuell anzupassen. Eine Möglichkeit hierfür ist der sogenannte S.M.A.R.T.-Ansatz, bei dem fünf Kriterien für die einzelnen Punkte der Liste aufgestellt werden:

S steht  für Specific, das heißt konkrete und spezifische Formulierungen, die das ToDo auf den Punkt bringen.

M bedeutet Measurable; es soll klar sein, ab wann eine Aufgabe als erledigt gilt und abgehakt werden kann.

A für Attainable bedeutet, dass es sich um ein ToDo handelt, welches du sicher mit den dir zu Verfügung stehenden Mitteln abarbeiten kannst.

Relevant steht dafür, nur wirklich wichtige Punkte aufzunehmen, um eine zu lange, unübersichtliche To Do-Liste zu vermeiden.

T für Timebound heißt, dass man sich über den zeitlichen Aufwand sowie mögliche Deadlines bewusst sein sollte, um die Aufgaben einschätzen und priorisieren zu können.

PUNKTE, DIE DU BEACHTEN SOLLTEST

Neben diesen Kriterien für die ToDos solltest du beim Erstellen der Liste folgende Punkte beachten, um diese möglichst effizient und sinnvoll zu gestalten:

1)       Erledige Aufgaben, die fünf Minuten oder weniger in Anspruch nehmen, sofort. Dies hilft dir, die Liste selbst kürzer zu halten und dich selbst nicht zu überfordern.

2)       Notiere neben den ToDos eventuelle Kollegen, mit denen du zusammen an den Aufgaben arbeiten wirst. Auf diese Weise hast du einen Überblick, mit wem du was absprechen musst und vermeidest, andere unnötig oft zu involvieren.

3)       Kategorisiere deine ToDos. Wenn du deine Aufgaben nach ihrer Priorität sortierst und zum Beispiel farblich kennzeichnest, kannst du einfacher eine Arbeitsreihenfolge festlegen und hast schon auf den ersten Blick eine bessere Übersicht.

4)       Splitte große Aufgaben auf. Dies hilft dir, den Umfang besser im Blick zu halten und so eine gute zeitliche Planung vorzunehmen.

5)       Finde die für dich beste Methode. Ob du lieber handschriftlich festhältst, was zu tun ist, oder schnell ein paar Stichpunkte tippst: Beides kann Vor- und Nachteile haben. Während das wirkliche Schreiben einen höheren Merkeffekt erzielt, hilft das Tippen dabei, eine ordentliche Übersicht zu erstellen. Nutze die Methode, die dir hilft, die besten Ergebnisse zu erzielen.

Fazit: Wenn du dir die wichtigsten Kriterien für eine To Do-Liste vor Augen hältst und diese deinen Präferenzen anpasst, bist du auf dem besten Weg zu einer effizienten Aufgabenplanung.