WhatsApp Business: Vor- und Nachteile für mein Unternehmen

70 % aller Deutschen nutzen täglich WhatsApp. Da ist es kein Wunder, dass täglich bis zu 175 Millionen Nachrichten in Deutschland alleine an Unternehmen versendet werden. Diese nutzen dafür immer häufiger die gewerbliche Variante der App – nämlich WhatsApp Business. Mit der App werden Anfragen dank der Automatisierungsmöglichkeiten in den Unternehmen bis zu 60% schneller beantwortet und bis zu 80% effizienter abgearbeitet. Ob sich WhatsApp Business für dein Unternehmen lohnt und was du dabei in Betracht ziehen solltest, erfährst du hier.

EIN NEUER WEG DER KOMMUNIKATION FÜR UNTERNEHMEN

WhatsApp Business steht kostenlos im Google Play Store und im Apple App Store zur Verfügung und funktioniert ähnlich wie der WhatsApp Messenger. Die App hat aber spezielle Vorteile für den gewerblichen Gebrauch wie Schnellantworten oder automatisierten Abwesenheits- und Begrüßungsnachrichten. Eingegangene Nachrichten und Fotos lassen sich mit sog. Labels organisieren. Mit Labels kannst du ganze Chats oder vereinzelte Nachrichten farbig markieren und benennen – so kannst du deine Nachrichten beispielsweise nach Dringlichkeit, bezahlten und unbezahlten Rechnungen oder nach Neukunden sortieren. Mit deinem Unternehmensprofil haben potenzielle Kunden alle wichtigen Daten wie deine Öffnungszeiten, Website oder E-Mail-Adresse auf einen Blick. Du kannst hier auch Stellenanzeigen hochladen.

In den sog. WhatsApp Broadcasts kannst du bis zu 256 Kunden in einer Liste speichern. Den Kontakten in diesen Broadcast kannst du ganz bequem gleichzeitig eine Nachricht senden. Du kannst dich Kunden, die dein Unternehmen noch nicht kennen, durch einen Produktkatalog oder Statusupdates präsentieren. Da immer mehr Nutzerinnen und Nutzer über WhatsApp in Kontakt zu Unternehmen treten, hast du mit WhatsApp Business die Chance auf eine professionelle Kommunikation und Außendarstellung.

HERAUSFORDERUNGEN UND NACHTEILE

Sicher ist die App eine praktische Lösung für Unternehmen. Bei der Verwendung von WhatsApp Business gibt es jedoch Grundsätzliches zu unterscheiden und Einiges zu beachten. Die App wurde speziell für kleinere Unternehmen konzipiert – daher beschränkt die App sich bei der Nutzung auf maximal vier Geräte und ein Smartphone, das zwingend für die Einrichtung von WhatsApp Business notwendig ist. Die Desktop-Variante, die nur mit Windows 8.1 oder einer höheren Version funktioniert, ist nicht von mehreren Konten gleichzeitig nutzbar – das heißt, es lässt sich entweder nur der private oder der Unternehmensaccount mit einem PC verknüpfen.

Das größere Problem ist jedoch, dass die App nicht DSGVO-konform ist. WhatsApp ist ein US-amerikanisches Unternehmen und gehört wie seine Mutter Facebook zum Meta-Konzern. WhatsApp Business greift ebenso wie die private WhatsApp-App auf Daten im Smartphone zu und verarbeitet diese – wenn auch nur kurz – in den USA. Handelt es sich dabei um Daten von Kontakten, die selbst WhatsApp nicht nutzen und daher einer Übermittlung ihrer Daten an WhatsApp nicht zugestimmt haben, wird es kritisch.

DIE WHATSAPP BUSINESS PLATTFORM - DIE ELEGANTERE LÖSUNG?

Dieser offenkundige Nachteil von WhatsApp Business ist durch die Verwendung der DSGVO-konformen WhatsApp Business Plattform – oder auch API-Schnittstelle genannt – zu beheben. Daher ist Unternehmen, die einen großen Wert auf die DSGVO-Konformität ihrer Angebote legen, diese Lösung anzuraten. Zumal die Business Plattform eine ganze Reihe von Vorteilen bietet, die die reine App nicht leisten kann.

Anders als die App ist die Business Plattform kostenpflichtig. Die Preise berechnen sich nach Anzahl, Dauer und Kategorie der Chats. Für die Nutzung wird ein verifiziertes WhatsApp-Unternehmensprofil vorausgesetzt, das über den Facebook Business Manager erstellt wird. Die WhatsApp Business Plattform ist für mittlere und größere Unternehmen konzipiert. Nur mit dieser Variante können personalisierte Newsletter versendet werden. Anders als beim WhatsApp Broadcasts kann eine unbegrenzte Anzahl an Kontakten mit dem Newsletter erreicht werden. Wichtig dabei: Die Kontakte müssen dem Newsletter durch ein Double Opt In-Verfahren, das von der Plattform bereitgestellt wird, zugestimmt haben.

Der grüne Haken, der ein WhatsApp-Business-Konto als offizielles Unternehmenskonto kennzeichnet, sorgt für Vertrauen, da potenzielle Kunden nicht Sorge haben müssen, nicht existenten Unternehmen die falschen Informationen anzuvertrauen.

WOFÜR ENTSCHEIDE ICH MICH JETZT?

Welche Variante von WhatsApp Business für dich am geeignetsten ist, hängt von deinem Unternehmen ab. Wie viele Mitarbeiter sind beschäftigt? Wofür möchtest du WhatsApp hauptsächlich benutzen? Möchtest du Chatbots verwenden, die es nur über die WhatsApp Business Plattform gibt oder lieber Statusupdates, zu denen wiederum nur die App in der Lage ist? Legst du Wert auf größtmögliche DSGVO-Konformität und auf die effiziente Nutzung des Newsletter-Tools, solltest du in jedem Fall die WhatsApp Business Plattform verwenden.

Übrigens: Für einige Branchen, wie im Bereich Tierprodukte, Nahrungsergänzungsmittel oder Pharma, gelten eingeschränkte Aktivitäten. Unternehmen, die mit Waffen oder Glücksspiel handeln, dürfen WhatsApp überhaupt nicht kommerziell nutzen.

So oder so – ungeachtet der App-Variante nimmt die Bedeutung und die Nutzung von WhatsApp Business kontinuierlich zu.  Sie kommt dem wachsenden Kundenbedürfnis nach schneller und einfacher Kommunikation mit Unternehmen entgegen und bietet dir zugleich auch Chancen, neue Kunden zu gewinnen.